Verhalen vergroten impact stuurinformatie

De methodiek van "de Kunst van Klein Maken" geldt ook voor stuurinformatie die managers gebruiken om zorgverleners aan te zetten tot verbeteren. Deze stuurinformatie bestaat meestal uit grafieken en/of tabellen gegenereerd uit ziekenhuisinformatiesystemen, bijvoorbeeld ligduur van patiënten op een verpleegafdeling. Interpreteren en alleen op basis van gemiddelde ligduur verbeteringen inzetten vinden veel specialisten en verpleegkundigen lastig. Men is als het ware nog geblinddoekt. Met andere woorden men weet dat me moet bijsturen maar vaak nog niet waarop. Hoe kan men die blinddoek een beetje verder omhoog schuiven? Mijn ervaring is dat goede beschrijving van een casuïstiek een zeer welkome aanvulling is op deze stuurinformatie en helpt om het letterlijk ook het zicht (terug) te geven waar men naar toe moet. Hiermee wordt stuurinformatie informatiever. Een dergelijke minutieuze beschrijving noemt men een "rijke beschrijving". Naast het feit dat zorgverleners nog meer inzicht krijgen in wat er achter de cijfers zit, krijgt men ook het gevoel wat er gebeurd is. Dat gevoel, vaak schaamte, geeft de verbetering niet alleen richting maar ook een stevige impuls tot leren.

Hieronder een illustratie wat ik ermee bedoel. Met de werkgroep ligduuroptimalisatie op een verpleegafdeling hadden we een prachtige analyse gemaakt van gemiddelde ligduur van de oudere patiënt op een verpleegafdeling. Uit deze analyse bleek het volgende:

• Circa bij 30% van alle opgenomen patiënten is de patiënt 70 jaar of ouder. Ze nemen circa 36% van de totale ligdagen voor hun rekening. Dus gemiddeld genomen iets langer dan de groep van patiënten jonger dan 70 jaar
• Bij verdere analyse bleek dat maar 6% van de groep ouder dan70 jaar, langer dan 25 dagen opgenomen is (definitie voor langliggers), namelijk gemiddeld 43 dagen.

Hier valt uit af te leiden dat men bij een relatief kleine groep oudere patiënten mogelijk veel winst kan behalen het op gebied van de verblijfsduur in het ziekenhuis. Al snel kwam in de werkgroep ter spraken dat voor vervolgzorg, zoals verpleeghuizen, lange toegangstijden zijn. En dat een dergelijke overplaatsing gepaard gaat met veel bureaucratie. De daaraan gekoppelde functionaris, transferverpleegkundigen, worden daarmee gelieerd en krijgen vaak de schuld dat het allemaal zo omslachtig gaat en lang duurt. Kortom de (voor)oordelen vlogen over tafel. Maar is dat ook altijd de oorzaak? Lagen er ook geen oplossingen bij hen zelf? En wat zeggen deze cijfers nu echt? Ze kunnen aanleiding geven tot verder cijfermatig onderzoek. Zeker doen! Maar een rijke beschrijving van een enkele casuïstiek kan ook een grote impact hebben hoe dit echt beleefd wordt en nieuwe inzichten geven voor verbeteringen. Hoe?

Tijdens een vervolgbespreking vertelde een van de aanwezigen dat tijdens de ochtendvisite de arts een oudere patiënt vlak voor zijn overplaatsing naar een verpleeghuis als tussenvoorziening had toegezegd dat hij in het ziekenhuis mag blijven wachten totdat er plaats was in het verpleeghuis van zijn voorkeur. Zeer patiëntgericht van deze arts zul je wellicht denken. Nog afgezien van het feit dat een verblijf in het ziekenhuis niet zonder risico’s is en de vervolgvoorziening vaak veel beter geoutilleerd is om oudere patiënten te verzorgen, schoten bij mij meteen hierboven genoemde (voor)oordelen door het hoofd. Ik heb alle betrokkenen bij het regelen van de vervolgzorg van deze patiënt gevraagd om een rijke beschrijving te maken van wat men had gedaan om de overplaatsing mogelijk te maken en wat de consequenties waren van het niet doorgaan ervan. Kleine greep uit deze rijke beschrijving van in totaal één A4:

• Tijdsinvestering door het Transferpunt voor het regelen van nazorg van betreffende patiënt is 3½ uur. Dit is inclusief inventarisatie, informeren verpleegafdeling en patiënt en bemiddeling verpleeghuis van voorkeur en het verpleeghuis ten behoeve van een overbruggingsplaats.
• Verpleeghuis (tussenvoorziening wat dus niet doorging) heeft 3 dagen een bed gereserveerd: inkomstenderving 3 x € 200,- = € 600,- voor dit verpleeghuis.
• De tijdsinvestering voor het informeren van betrokkenen over het genomen besluit dat overplaatsing niet wordt gerealiseerd en ontstane commotie hierover 60 minuten.
• De patiënt betaald een eigen bijdrage vanaf het moment dat een indicatie voor een verblijf is gesteld. Ook al ligt de patiënt nog in het ziekenhuis.

Op basis van deze gegevens en nog veel meer, waren alle kosten opgeteld minimaal enkele duizenden euro’s. Natuurlijk was er ook de in- en externe imagoschade. De rijke beschrijving van een A4 is gedeeld met de gehele medische staf en het managementteam van de verpleegafdeling. Er was geen “blaming” en “shaming” naar één persoon, maar wel een sterke herkenning en schaamtegevoel van diegenen die erbij betrokken waren. Plus dat men nu ook inzicht kreeg welk activiteiten en moeite er buiten de verpleegafdeling gedaan moeten worden om een overplaatsing als deze mogelijk te maken. Ook daarover had men een schaamtegevoel. Op basis hiervan zijn afspraken over overplaatsing sterk aangehaald en is dialoog met Transferpunt intensiever opgepakt. Wat leerde ik hier zelf van? Te vaak blijven analyses hangen in getallen maar als men daar met behulp van de Kunst van het Klein Maken er ook een verhaal bij krijgt is de impact vele malen groter en komt er zicht op de richting van verbetering. Een rijke beschrijving stelt betrokkenen in staat om het proces als een film opnieuw langs te laten komen, verbindingen te leggen en ziet men waar men kan verbeteren. "De Kunst van het Klein Maken" is het probleem en dus de verbetering in je eigen invloedssfeer trekken. Kortom bij getallen horen verhalen, gebaseerd op feiten en ervaringen dat kan met behulp van een rijke beschrijving. Benieuwd of anderen ook zulke voorbeelden kennen.

Het resultaat telt

Bij "de Kunst van het Klein Maken" gaat het om het doen. Maar waar heb je het dan over? Allereerst gaat het over omzetten van ideeën in acties. Daar hebben we in dit Blog al vaak over gehad. Het helpt mensen enorm als ze het gevoel krijgen ze niet eindeloos hoeven te praten over plannen maar dat ze deze "morgen" kunnen testen in de praktijk. Maar nog belangrijker is de vraag waardoor en door wie wordt het resultaat bepaald?

In mijn ogen zijn daar een paar essentiële bronnen die je daarbij kunnen helpen:
- De patiënt als partner in het behandelteam. 
Luisteren en nog eens luisteren wat de patiënt echt wil. Ik noem het "door-luisteren". Cathy van Beek, lid raad van bestuur UMC St Radboud, schreef daar een mooi column over in het financieel dagblad. Of zoals een urologe pas keer zei: "Het is voor mij geen kunst om de patiënt binnen 2 minuten een operatie aan te praten, want opereren is mijn vak. Maar het gaat er om werkelijk te ontdekken wat de patiënt zelf wil. Daar is tijd voor nodig." Je zou het "slow care" kunnen noemen. Ook de afdeling Radboud Reshape & Intervention Center helpt professionals naar het zoeken hoe je als professional de patiënt veel beter kunt betrekken in ZIJN gezondheidszorg. Er zijn ook veel patiënten die Blogs bijhouden, eigenlijk zou je als altijd wel een moeten lezen.
- De kunst van het klein maken is ook gewoon lezen.
Je vakliteratuur behouden. Als je weet dat er 50 manieren zijn om de ligduur van patiënten in het ziekenhuis te verbeteren, lees in de meeste gevallen te verkorten, dan moet je daar niet meer te lang over nadenken. Er is zoveel bewezen goede zorg. Bijvoorbeeld Google heeft  een website http://scholar.google.com/ vind je al erg goede wetenschappelijk literatuur. Natuurlijk is Pubmed de meest bekende bron voor goede wetenschappelijke artikelen op medisch gebied.
- Consulteer ervaringsdeskundigen.
Stel de vraag is gewoon aan collega's. Sociale media, zoals Twitter en Linkedin, zijn prachtige bronnen waar je collega's kunt volgen. En als je de goede mensen volgt dat gaat het echt niet over " ik zit voor de TV". Groot misverstand dat het alleen over dit soort onderwerpen gaat. Ik haal vaak erg professionele informatie en ideeën van die kanalen. Veel specialisten en verpleegkundige zitten al op deze media.
- Wees nieuwsgierig naar je collega's en je eigen boerenverstand.
Vraag, denk en doe. Nieuwsgierig zijn is een van de mooiste eigenschappen van de mens. Maak daar gebruik van. Denk mee met een idee van een ander. Vraag de ander om op jouw rijpe en niet rijpe ideeën te reageren. Voor sommigen lastig maar wel leerzaam.
- Ben vooral attent op je eigen gevoel van schaamte.
Als je iets ziet of hoort waarvoor je je (plaatsvervangende) schaamt of geneert, ga dan niet voorbij aan dat gevoel. Het is niet alleen de patiënt die met gevoelens rondloopt en waar je aandacht voor moet hebben, maar ook voor je eigen gevoel. Ga er op af, zeg het. Dat hoort bij de zorg. Een collega die zijn handen niet wast of met sieraden aan loopt, zeg het. Je kunt er letterlijk erger mee voorkomen.

Kortom de resultaat voor gezondheid voor de patiënt te verbeteren is geen kunst aan met de "de Kunst van het Klein Maken". Er zijn gewoon zoveel bronnen om uit te putten en daar "morgen" resultaat mee te boeken.