Verslag van Eric Krabshuis over de ‘kunst van het klein maken’ op de IC van de Tergooiziekenhuizen

In navolging van de presentatie over “de kunst van het klein maken” van Marije Hansen-Stoffer op 1 juni 2011 is de IC afdeling van Tergooiziekenhuizen op 20 juni 2011 gestart met het Kort Cyclisch Verbeteren (KCV). Na een gezamenlijke inventarisatie van onderwerpen heeft het aanwezige team gekozen voor het onderwerp “afspraak waskar op de kamer” omdat we dachten dat dit een makkelijk onderwerp was. De praktijk wees uit dat dit helemaal niet zo makkelijk was als we dachten.

Uiteindelijk moest het processtappen-formulier dat we gebruiken 5 keer herschreven worden voordat het volgens ons op een acceptabele manier beschreven stond.
En daarna het testen.. Even lastig omdat nog niet iedereen wist wat KCV nou inhield of er nou meteen warm voor liep. Zelfs het invullen van het testformulier bleek reden tot discussie te zijn. Na twee keer testen bekroop ons het gevoel dat het hier een attitude dan wel onbekendheids probleem betrof (doet dat er eigenlijk iets toe?). Het liep allemaal erg stroef, maar het resultaat is nu wel dat er (tot nu toe in elk geval) geen waskarren meer op de gang staan… Zie bijgevoegde foto voor het resultaat.



Alle begin is moeilijk: dat is voor mij weer eens bevestigd, nu maar snel verder met meer mensen trainen en een ander onderwerp… het moet ten slotte een “team effort” blijven.

De Intensive Care in Hilversum: de eerste IC in Nederland die de kunst van het klein maken toepast

Op woensdag 1 juni was ik te gast op de Intensive Care in de Tergooiziekenhuizen in Hilversum. Ik was daar uitgenodigd een training te verzorgen over ‘de kunst van het klein maken’. Ongeveer 25 verpleegkundigen, afdelingsassistenten en opleiders uit het ziekenhuis waren die middag aanwezig.

Met veel enthousiasme werd ik ontvangen. De manager van het team (Angelique Titulaar) en 4 IC verpleegkundigen (Anne Mieke Westers, Hella Schaap, Hans van der Wal en Eric Krabshuis) hadden ooit eerder een training over ‘de kunst van het klein maken’ gevolgd tijdens een bijeenkomst van de BIR: de landelijke beroepsvereniging voor intensive care verpleegkundigen. Zij konden niet wachten om deze methodiek, waarmee snelle verbeteringen in de praktijk gerealiseerd kunnen worden, te delen met hun collegae.

Na een korte introductie waarin we ervaringen uitwisselden over hoe professionals gewoonlijk in de praktijk omgaan met problemen en hoe dat beter zou kunnen, gingen we aan de slag met ‘de kunst van het klein maken’.
De groep was opgedeeld in vijf kleine groepjes van ongeveer 5 mensen. In deze groepjes werd gewerkt aan problemen die op de IC dagelijks voor komen. Voor deze training werd er gekozen voor de volgende onderwerpen: het klaar maken van medicatie voor de patient en patientidentificatie.

De groepen kregen vier opdrachten:

Opdracht 1:
Ik vroeg de groepen of ze het proces voor het onderwerp dat zij gekozen hadden wilden beschrijven op een flap in 3 tot 5 stappen en om aan te geven in welke stap de meeste problemen ontstonden.

In de terugkoppelingen viel het op dat het helemaal niet zo gemakkelijk is om je dagelijkse activiteiten om te zetten in een processchema.
Daarnaast gaven de deelnemers aan dat het veel tijd kostte om de stap te selecteren waarin zich de meeste problemen voordoen. In bijna alle stappen gaan namelijk dingen mis. Ik beaamde dat dit bijna altijd het geval is en dat alle stappen aandacht verdienen maar dat ‘de kunst van het klein maken’ o.a. gaat over het beginnen bij 1 van de stappen. Je kan immers niet alles tegelijk.

Opdracht 2:
In de tweede opdracht vroeg ik de groepjes zich te focussen op die ene gekozen stap in het proces en voor deze ene stap het huidige proces te beschrijven. Ik vroeg hen dit als volgt te doen: wie doet nu wat, waar, waarmee, wanneer, hoe en met wat. De groepjes schreven deze woorden onder elkaar op de flap en vulden dit in.

Zodra het huidige proces op de flap stond vroeg ik de groepen na te denken over de vraag: wat gaat er momenteel niet goed in die ene stap en hoe komt dat? Gaat het ‘wie’ niet goed, het ‘wat’, het ‘waar’ etc etc. Ik zei dat doorvragen daarbij belangrijk was en gaf de tip om elkaar hierbij 5 keer de vraag ‘waarom’ te stellen.

In de terugkoppeling spraken we over de valkuil waarin een aantal groepjes waren getrapt: zij hadden het gewenste proces i.p.v. het huidige proces beschreven. ‘Je bent zo snel geneigd gelijk in oplossingen te willen denken’ zei één van de deelnemers.
We spraken over het gevaar van het direct bedenken van oplossingen zonder het probleem goed geanalyseerd te hebben. Je loopt dan het gevaar dat je een oplossing bedenkt die eigenlijk niet past bij het probleem omdat je niet goed heb bedacht wat de eigenlijke oorzaak van het probleem is.
We spraken met elkaar door over de waarde van een gedegen analyse van het probleem en over de waarde van het creeren van een gemeenschappelijk beeld van wat er aan de hand is.

Opdracht 3:
In de derde opdracht mochten de deelnemers dan eindelijk het nieuwe gewenste proces beschrijven. Ik vroeg de groepjes dit op dezelfde manier te doen als in de vorige opdracht: wie doet in het nieuwe proces wat, waar, waar, waarmee, wanneer, hoe en met wat.

Dit ging eigenlijk heel snel en gemakkelijk. Het nieuwe proces stond binnen no time op de flap: klaar om morgen getest te worden in de praktijk.

Opdracht 4:
De vierde en laatste opdracht ging over het testen van het nieuwe gewenste proces. De verbeteraanpak ‘de kunst van het klein maken’ is voor een groot deel gebaseerd op testen. Het testen van een nieuw idee of een verbetervoorstel is in de gezondheidszorg ongebruikelijk. Gewoonlijk introduceren we nieuwe ideeen zonder ze getest te hebben. En alhoewel het testen van een verbetervoorstel makkelijk lijkt is dat het niet.

In deze laatste opdracht heb ik de groepjes gevraagd of ze hun eerste test (om te kijken of het nieuwe proces werkt) wilden voorbereiden. Daarvoor gebruiken we testformulieren.

Op de testformulieren kan precies ingevuld worden welke test er gaat plaats vinden, wie verantwoordelijk is voor de test en waar en wanneer die uitgevoerd wordt. Het testformulier helpt ook bij het bedenken wat er allemaal moet worden voorbereid om de test mogelijk te maken. Moeten er mensen geinformeerd worden, moeten we materiaal klaar zetten etc etc? Wie zorgt er dan voor dat die voorbereidingen worden getroffen en wanneer moeten die voorbereidingen klaar zijn?

De deelnemers gaven aan dat het invullen van het testformulier eigenlijk erg gemakkelijk en vanzelfsprekend was maar niet overbodig. ‘Het helpt je de test tot in detail voor te bereiden. Als je dat niet doet wordt de test nooit de volgende dag uitgvoerd.

We spraken ten slotte met elkaar over het daadwerkelijk uitvoeren van de test. Vragen als: wanneer test je: hoe vaak doe je dat, bij wie begin je, hoe betrek je iedereen en hoe vaak pas je je proces aan, werden besproken.

Tot slot
Ik vond het opvallend dat gedurende de hele training alle deelnemers enthousiast en actief op zoek waren naar handvatten om hun dagelijks werk te verbeteren. De sfeer was goed, het was leuk! Met zo’n team kom je er wel.

Tijdens de evaluatie aan het einde van de training gaven medewerkers aan dat ze de training zeer zinvol vonden en hier heel graag z.s.m. mee aan de gang wilde. Dit was een mooi moment voor Angelique, de teammanager van de IC, om aan te geven dat zij de ‘kunst van het klein maken’ wilde adopteren als verbetermethdiek op de IC.

Angelique gaf aan dat ze het belangrijk vond dat alle medewerkers getraind zouden worden en dat we daarom de training in September herhalen voor degene die er niet bij hadden kunnen zijn. Iedereen die de training nog een keer wil volgen is dan uiteraard ook weer welkom!

Angelique zei dat ze ongeveer 2 weken nodig had om de nodige voorbereidingen te treffen om te kunnen starten met ‘de kunst van het klein maken’.

Als ik de dynamiek in deze groep zag heb ik daar alle vertrouwen in!


Meer weten over het vervolg van ‘de kunst van het klein maken’ op de IC in de Tergooiziekenhuizen?
Lees het verslag van Eric Krabshuis, senior verpleegkundige op de IC.