Put it to the test

Regelmatig krijgen we vragen rond de effectiviteit van "De kunst van klein maken". Bijvoorbeeld: Het zijn zulke klein stapjes, dat zet toch geen zoden aan de dijk? Maar we zijn nooit met z'n allen bij elkaar, hoe kun je dan besluiten nemen? Maar je gaat toch niet zomaar alle ideeën uitproberen, daar moet je toch eerst goed over nadenken in een groepje? We hebben senior verpleegkundigen, die zijn er voor de kwaliteit en maken de plannen.

Met “De kunst van het klein maken” willen we hierop geen antwoorden geven of bestaande overlegvormen vervangen. Het doel van deze methode is continu verbeteren en daarbij alle ideeën (lees: creativiteit) van collega’s respecteren. De kunst van het klein maken creert juist ruimte om op bovengenoemde vragen antwoorden te vinden. Hieronder een aanzet daartoe.  
Onlangs bezocht ik een polikliniek waar maar drie keer per jaar een werkoverleg tussen secretaresses plaatsvindt. Die paar keer zijn de enige momenten waarop zij in georganiseerd verband overleggen. Natuurlijk staan zulke overleggen bol van mededelingen en volgt een overvolle agenda met onderwerpen die de leidinggevende belangrijk vindt. Bovendien zijn dat ook de enige momenten waarop ze plannen met elkaar kunnen bespreken. Vervolgens is er te weinig tijd en veel discussie om consensus te bereiken (het volgende werkoverleg laat nog vier maanden op zich wachten). Daarom gaat een beperkt groepje er verder over nadenken. Wat gebeurt? Weg energie!

De introductie van het “Dagstartbord” was hier dan ook een openbaring. Enkele reacties: Dus ik mag nu al mijn ideeën naar voren brengen? Drie keer in de week? Ja. Dat is nou juist de bedoeling.

Een andere vraag die daaruit voortvloeit: Moet niet iedereen aanwezig zijn om de voorstellen op het “Dagstartbord” te bespreken daarover consensus te bereiken? Nee.
Het doel van het bord is testen van het idee in de praktijk. Daarnaast hoeft er geen consensus te zijn want elk origineel idee verdient een kans. Vervolgens wijst de test uit of het een goed idee is Ja of Nee. Daarbij luidt het spreekwoord: van fouten leer je het meest. Dus geef het idee van jou of een collega een kans om het te testen. De kans is groot dat die collega de volgende keer weer met een idee komt en wie weet is dat wel dé oplossing.

De “Dagstartborden” Waar lopen we tegenaan en Zo werken wij hier hangen meestal in de koffiekamer of op een andere centrale plek op de afdeling. Het is één van de middelen om met collega’s te communiceren. Als sommige collega’s niet tijdens de “Dagstart” aanwezig zijn, dan kunnen ze wel lezen wat er is afgesproken en wordt zelfs van hen verwacht om mee te denken over een betere oplossing voor de problemen die op het bord staan. Want het gaat immers om continu verbeteren. Dit in tegenstelling tot het maken van plannen door werkgroepen. Zij bedenken vaak na een grondige analyse van een probleem een de ideale oplossing. Dit neemt vaak een lange doorlooptijd in beslag.

De volgende spelregels zijn van belang bij het bedenken van maatregelen voor problemen op het “Dagstartbord”:
- meerdere collega's of patiënten hebben last van het probleem
- het probleem kan binnen korte tijd worden opgelost
- de kwestie ligt in je eigen verantwoordelijkheidsgebied
- de te nemen maatregelen kosten geen geld

De werkwijze:
- bespreek de zaken op het bord regelmatig, liefst dagelijks, en op een natuurlijke moment, bijvoorbeeld bij de overdracht
- bespreek het met alle aanwezigen op dat moment
- geen ja maar, maar denk in eerste instantie mee in het idee van de ander (de rol van de senior) het doel is niet om consensus te bereiken
- test morgen
- jouw idee komt morgen aan de beurt als het andere niet of onvoldoende werkt
- zet bij de actie één naam, dat is degene die in de gaten houdt of de test is gelukt Ja of Nee.

We zijn benieuwd naar jouw ervaringen met het Dagstartbord. Of als je geen Dagstartbord hebt hoe ga jij met de ideeën om van collega’s of hoe gaan zij om met jouw ideeën? Denk je dat het Dagstartbord daarbij kannen helpen? We dagen je uit voor een reactie.