40 dokters in de zaal en aan de slag

Vanochtend zat ik bij een overdracht van een afdeling. Op de eerste rij allemaal co-assistenten, rij 2 en 3 assistenten en laatste 2 rijen de stafartsen. Na de overdracht mochten een van de stafartsen en ik iets vertellen over het project 'kosten vermindering van diagnostiek'. Hij liet haarscherp zien dat procesbeheersing en kosten reductie hand in hand gaan. Wat wil het geval. Hij vond uit na lang vlooien in financiële gegevens dat een bepaald onderzoek (paracytologie) heel veel werd aangevraagd. Het ging om meer dan 10.000 euro per maand. We wisten ook dat de uitkomsten van dat onderzoek in bijna 95% van de gevallen negatief was en dat elk onderzoek erg duur was zo rond de 200 euro per keer. Dus dit hebben we onder de aandacht gebracht van assistenten en een aantal hoofden van subspecialismen. Wat hij vanochtend aan resultaten kon laten zien was dramatisch positief, nl de kosten zijn gedecimeerd, tot onder de 2.000 euro per maand.

Deze relatieve eenvoudige actie hebben we min of meer geïntroduceerd middels de principes van 'de kunst van het klein maken', nl we hebben ons op dat deel van de keten gericht van de aanvrager. Of zoals een van de arts-assistenten zei: "Wij zijn de "kruisjeszetters" die hebben we opgeroepen om kritisch om te gaan met de aanvragen." De principes van de kunst van het klein maken hebben we vanochtend kort toegelicht en daarbij heb ik het "Dagstartbord" geïntroduceerd. Wat dat is zullen we binnenkort op het Blog zetten. Ik was er meteen 8 borden kwijt voor elke assistentenkamer een. Daarnaast gaan we laboratoria vragen om onze artsen regelmatig van feedback te voorzien om niet alleen op de kosten te letten maar met name op effectiviteit van aanvragen.

De Kunst van het Klein maken

Zo'n 2 jaar geleden waren Marije Stoffer, Marc Rouppe van der Voort en Stan Janssen als begeleiders niet tevreden over de voortgang van de PHI-teams in het Sneller Beter project in Nederlandse ziekenhuizen. Een groot landelijke project gesubsidieerd door VWS en het Kwaliteitsinstituut voor de Gezondheidszorg CBO was een van de uitvoerende organen. Natuurlijk hadden we alles gedaan om de verbeterteams uit de ziekenhuizen aan te zetten tot actie. Maar hoeveel we ook uitlegde over PDSA-cyclus we zagen altijd na 3 a 4 maanden dat velen niet verder kwamen. Inmiddels hadden we op een congres in de VS van het IHI (www.IHI.org) Roger Resar aan het werk gezien in workshops over Reliability in Healthcare. Een medisch specialist die ook op gebied van veranderkundige in de zorg ons erg aanspreekt. Het lukte hem om in een workshop van 2 a 3 uur een team met een veranderplan naar buiten laten gaan. We doopten deze methode tot: "de kunst van het klein maken". Het lijkt een een doeltreffende manier om verbeterteams of groepje mensen die samen willen verbeteren te helpen. Dus we hebben het op bijeenkomsten het uitgelegd aan professionals uit de zorg. Maar vooral we hebben het ook samen gedaan. Deelnemers waren verrast over eenvoud en vooral de praktische uitvoering ervan. Nadat we de teams enkele weken later weer zagen bleken ze dat voortgang hadden geboekt.
Essentie van de kunst van het klein maken is om processen in max 5 stappen te beschrijven. Kies de stap waar je beste mogelijkheden ziet voor verbeteringen en bespreek ideeen hierover. De verbeteringen moeten bij wijze van spreken de volgende dag kunnen worden uitgeprobeerd -->; testen. Testen is de essentie van deze methode. Niet zoeken naar de beste oplossing maar testen van ideeen. Doen is belangrijk en van mislukte testen leer je het meest. Kracht zit hem in: klein maken, in welke stap wil je het eerst verbeteren, ideeen verzamelen, keuze maken voor een idee, testen op kleine schaal (bv met 1 dokter en 1 verpleegkundige bij de laatste patiënt van het spreekuur), evalueren, opnieuw testen. Continu verbeteren dus maar ook elk idee telt en wordt gerespecteerd.
Let wel het gaat hier om processen die geen schade kunnen berokkenen bij patiënten, zoals logistiek processen en verbeteren van de organisatie in de zorg. Dus bijzonder geschikt voor verbeteringen op afdelingen of in zorgketens, bv over inrichten van een spreekuur, versturen van brieven aan huisartsen, One Stop Visite.